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Comment utiliser le logiciel de transcription pour gagner du temps au travail

Pas un animal, mais un outil logiciel qui peut aider les travailleurs à gagner du temps après les réunions, Otter peut être facilement intégré à Zoom et à d’autres applications.

Otter est un outil logiciel de transcription vocale développé par la société technologique californienne Otter.ai.

Il peut être utilisé pour enregistrer des conversations et des réunions, en fournissant des transcriptions audio en direct qui peuvent être sauvegardées et accessibles une fois l’enregistrement terminé.

Les transcriptions d’Otter ne sont jamais précises à 100 pc, mais elles peuvent être un outil extrêmement utile pour les personnes qui détestent écrire à la main le procès-verbal d’une réunion ou qui doivent revoir les détails d’une interview ou d’une conversation.

Grâce à l’intelligence artificielle, Otter peut retranscrire en temps réel ce qui se dit dans un enregistrement. Si quelque chose n’est pas exact dans la transcription, vous pouvez écouter l’enregistrement et le modifier.

Otter est disponible en tant qu’extension Chrome, ainsi qu’en tant qu’application iOS et Android.

Il est disponible gratuitement, mais vous devrez probablement payer l’un de ses niveaux d’abonnement si vous souhaitez un service de qualité décente.

Ce que vous obtenez avec chaque plan

Le forfait gratuit Otter’s Basic transcrira jusqu’à 30 minutes d’un enregistrement, soit 600 minutes par mois. Il permet l’enregistrement Web et mobile, mais ne vous permet malheureusement pas d’importer des enregistrements à transcrire.

Si vos réunions durent plus longtemps, si vous souhaitez utiliser un enregistreur externe ou si vous faites partie d’une équipe ou d’une organisation cherchant à collaborer, vous devrez peut-être envisager de souscrire à un abonnement.

En payant pour les forfaits Pro, Business ou Enterprise d’Otter, vous obtiendrez quatre heures de transcription à la fois, soit 6 000 minutes par mois. Vous pouvez également économiser environ 36 pc en souscrivant un abonnement annuel plutôt qu’un abonnement mensuel.

Le plan Pro est destiné aux utilisateurs professionnels individuels, tandis que les plans Business et Enterprise sont destinés aux organisations. Ces deux plans offrent un support prioritaire par rapport au service standard fourni avec les plans Basic et Pro.

Loutre pour débutants

Lorsque vous ouvrez Otter sur votre bureau, vous verrez vos conversations au milieu, vers le haut de l’écran. Sur le côté gauche de l’écran, vous pourrez naviguer dans le menu. Vous pouvez afficher vos dossiers, conversations, groupes et messages ici.

Il y a un bouton bleu d’enregistrement en haut à droite de l’écran. Cliquez simplement dessus et Otter ouvrira une nouvelle note de transcription, où vous la verrez transcrire votre enregistrement.

Il y a une barre en bas de l’écran qui apparaît pendant les enregistrements. Cela comporte une icône de pause (cliquer dessus mettra l’enregistrement en pause) et une icône carrée noire (cliquer dessus arrêtera l’enregistrement). Dès que vous cliquez sur le carré noir pour arrêter l’enregistrement, celui-ci s’enregistrera automatiquement dans vos conversations.

Les transcriptions d’enregistrement sont toujours automatiquement intitulées « Note », mais vous pouvez les renommer en cliquant à nouveau sur la transcription et en cliquant sur le titre. Il existe également un bouton d’édition de conversation qui vous permet de corriger les erreurs commises par Otter lors de la transcription de votre audio.

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Page d’accueil d’Otter. Image : Loutre

Si votre transcription comporte plusieurs locuteurs, les choses peuvent devenir un peu déroutantes. De toute évidence, Otter ne peut pas nommer chaque personne pour vous car son IA n’est pas si avancée.

Pour vous aider à garder une trace, c’est une bonne idée d’étiqueter les orateurs, ce que vous pouvez faire en cliquant sur l’icône de la personne à côté de la transcription et en tapant leur nom. Cela vous évite d’avoir à écouter pour distinguer les voix des locuteurs.

Dans une conversation, vous pouvez surligner du texte en le sélectionnant et en cliquant sur l’icône de surbrillance en bas de l’écran. Le texte en surbrillance apparaît dans la section « Meeting Gems » sur le côté droit de l’écran.

Les gemmes de réunion sont un moyen de décomposer le texte pour le formater en puces facilement assimilables. C’est utile si vous enregistrez une longue réunion et que vous souhaitez mettre en évidence des moments ou des actions clés. Vous pouvez également saisir vos propres notes et commentaires dans cette section.

Si vous avez besoin de partager un enregistrement avec un membre de l’équipe, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton de partage bleu en haut à droite. C’est juste au-dessus de Meeting Gems dans la vue de la transcription. Cliquez sur « Partager » pour afficher une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez saisir l’adresse e-mail de votre collègue. Vous pouvez les désigner en tant que collaborateurs, ce qui signifie qu’ils peuvent afficher et modifier, ou uniquement en tant que spectateurs.

En revenant à la page d’accueil, vous trouverez le bouton Importer à côté du bouton Enregistrer. Vous pouvez faire glisser et déposer ou parcourir manuellement votre ordinateur pour tout fichier audio que vous souhaitez importer. Otter accepte les fichiers MP4, WAV, MP3 et autres types de fichiers.

Otter Assistant et synchronisation du zoom

Il existe un certain nombre d’intégrations disponibles avec Otter, dont une avec Zoom qui pourrait être utile pour les réunions virtuelles.

La synchronisation du zoom n’est pas incluse dans le plan de base. Vous aurez besoin d’un plan Pro ou supérieur pour bénéficier de ce service.

Si votre organisation souhaite synchroniser Zoom et Otter, l’administrateur du compte doit se connecter à Zoom Marketplace. Ensuite, accédez à Otter.ai Live Notes pour Zoom et cliquez sur la bascule de pré-approbation sur le côté droit de l’écran.

Restant connectés à Zoom, ils peuvent ensuite activer le téléchargement des enregistrements en cliquant sur Admin, puis sur Gestion du compte puis sur Paramètres du compte. Cliquez sur l’onglet Enregistrements pour ajuster les paramètres en fonction de vos préférences. Vous voudrez activer les téléchargements d’enregistrement dans le cloud et l’enregistrement dans le cloud.

Pour connecter Otter à Zoom, cliquez sur le panneau des applications sur le côté gauche de l’écran sur la page d’accueil d’Otter. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter sur les enregistrements cloud de synchronisation. Vous serez invité à autoriser cela sur Zoom. Cliquez sur autoriser.

Après tout cela, vous pourrez synchroniser automatiquement les enregistrements cloud de votre compte Zoom et les transcrire dans votre compte Otter.

Otter dispose également d’un service d’assistance pour ses plans Pro et Business. Otter Assistant peut rejoindre automatiquement des réunions sur des plateformes de visioconférence et les retranscrire en temps réel. Pour activer cela, vous devrez intégrer votre calendrier de réunions à Otter.

Cela peut être fait dans les applications, en cliquant sur le bouton bleu Ajouter à côté du calendrier de votre choix. Vos événements et réunions de calendrier apparaîtront sur le côté droit de la page d’accueil une fois que vous aurez intégré les deux.

Plus d’informations sur Otter et toutes ses mises à jour de produits peuvent être trouvées sur son blog.

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